テクニック・戦略

ダラダラして仕事が進まない方はタスク管理。効率改善でき作業も捗る

投稿日:

 

 

皆さんはタスク管理をして、仕事や作業をしていますか?

このタスク管理をして作業するのと、何も考えずに作業をするのでは、段違いに作業効率が違ってきます。

自分も以前までは、頭の中でぼんやりと今日はこれをしようかな、と考え実行していました。

が、大抵そうやって頭の中で考えたタスクは、実行されないことが多かったのです。

その為、タスクをきちんと書いてみたら、なんと作業効率が半端ではなく上がりました。

つまり人は目に見える指標が大事なんだと、再認識させられたのです。

今回はその実体験を元に、やらなければいけないことがある人は、頭で考えるのではなくタスクを作ろう、という話を書いていきます。

 

タスクを使うメリット

目に見えた指標ができる

上記でも書きましたが、目に見えた指標があれば、人はそれに向かって作業することができます

対する何も目に見えた指標がなく、頭の中だけでタスクを管理していると、高確率で忘れてしまいます。

忘れてしまうは語弊があるかもしれません。が、実際にタスクがあるのは分かっているのですが、そこまで優先的に作業ができないのです。

理由は単純で、頭の中のタスクは簡単に書き換えられるからです。

ただ目に見えたタスクは、いつ何時もそこに点在しており、自分が消さない限りあり続けます。

その為、人はその見えているタスクの存在を消そうと、作業に取り掛かることができるのです。

だからこそ、タスク管理は頭ではなく、きちんと見える場所に書くこと重要になってきます。

タスク管理アプリは、個人的にWunderlistがオススメです。

iPhoneMacが連携できますし、Macからタスクを一括削除することができるからです。

他のアプリにも一括削除の方法はあるかもしれませんが、知らないので取り敢えずこのアプリがオススメです。

普通にタスクやToDoリストアプリでも、上位を占めているものなので間違いはないでしょう。

で、何故自分がこの一括削除の有無を気にするのかと言うと、自分はポモドーロテクニックをする時に、この25分間で何をするかを書いています。

その為、書いたタスクが溜まりに溜まるので、それを一括削除できなければ一個一個削除するしかありません。

それでは途方もない時間がかかってしまうので、この「Wunderlist」を使っています。

このアプリは、複数選択削除が出来ますからね。

続きます。

 

一つに絞れる

頭の中でタスクを考えて実行できない理由は、上記で書いたように簡単に書き換えられるから、と書きました。

ただ他にも理由があり、それは一つに絞れないからなんです。

人間は本来、複数のことを同時にするのは得意でありません

いやいや、自分は他のことをしながら何か作業できる、という人も中にはいるかもしれません。

勿論、複数のことを同時にするのをマルチタスクと言いますが、そのマルチタスクをやろうと思えば誰にでも出来ます。

ただ人の脳は、マルチタスクをするのがあまり良くない、という研究結果があるのです。

ダメージを受けますし、複数のことを同時にやるより、一つのことを集中してやった方が結果は良いのです。

これは自分の持論ではなく、れっきとしてそうなっているので、あまりマルチタスクは褒められたものではありません。

で、この頭の中でタスクを考えるという作業は、マルチタスク状態に当たります。

今からこれをして、次にあれをして、その次はこれをしなければならない、と考えていますからね。

つまり脳に負荷がかかっている状態になるので、結果的に作業効率が大幅にダウンしてしまいます。

その為、先ほど紹介した「Wunderlist」などのタスクアプリを使うことで、頭の中でタスク管理をしなくてよくなります。

結果的に、書き出したタスクを集中してこなすことが出来るので、作業が捗り効率改善できるのです。

だからこそ、目に見えたタスク管理をすることで、確実に作業をこなすことが出来る訳ですね。

是非実践してください。

続いては、具体的なタスクの使い方について書いていきます。

 

タスクの使い方

ToDoリストとタスクの違いは?

まずToDoリストとタスクの違いは何か、と思われるかもしれないので、まずはその違いを書きます。

タスクは今から行う時間制限があるもの。

ToDoリストは、いつかはしないといけないが、期間制限がないものです

まぁ簡単に言えば、ToDoリストの中にタスクがあるという感じでしょか。

「来週までにこの資料を作っといて」と言われれば、ToDoリストに入れます。

で、次に今日言われていた資料を作ろうと考えるなら、ToDoリストの中から資料作成の項目を取り出し、今日するタスクの中に入れる、という感じでしょうか。

だからタスクというのは、今からすべきものと考えておけば大丈夫です。

 

ToDoリストを作る

まずはしなければならないことを、ToDoリストの中に放り込んでいきます。

その次に、最優先事項の項目をタスクに並べ替えていきます。

タスクは上から順に作業をしていく為、その順番が非常に重要になってきます。

ただしここで重要なのは、漠然とした終わりそうもないものを、タスクに書いてはいけないということです。

今回書いているのは、ダラダラして仕事が進まない方に向けているので、途方のないことは書いてはいけません。

つまり抽象的すぎるものということです。

ブログで書くのなら、1日で1万字を書くという風なものですかね。

11万字を書くというタスクを放り込むのではなく、もっと具体的に、何文字の記事を何記事書くのかを書かなければなりません。

そうしないと、途端にタスクの効果が切れて、だれてしまいますから。

そして次に書く、一点集中法で作業をこなしていくと、ダラダラすることなく仕事が捗ります。

続きます。

 

一つのことに集中する

タスクを作るというのは、結論的に一つのことを集中する為に作るのです。

先ほども書きましたが、マルチタスクは作業効率を落とすので、なるべくシングルタスクで作業した方がいいのです。

その為、タスクに書いた項目を、上から順にやっていく必要があります。

一つのタスクが終わるまでは、次に書いたタスクはやってはいけません

終わってから初めて、次のタスクにいけるのです。

そうすることによって、一つのことをし続けるしかなくなるので、必然的に作業スピードは上がっていきます。

そんな感じで自分は作業に取り組んでいます。

この方法が現時点で、個人的に最適な作業の仕方だと思うので、ダラダラして仕事が進まないと悩んでいる方は、ぜひ試してください。

 

-テクニック・戦略

Copyright© 藍名樹のブログ , 2019 All Rights Reserved.